Priorità e tempi per sfoltire la to do list

Ci sono sempre troppe cose da fare, c’è bisogno di snellire le attività quotidiane e il metodo migliore per farlo è utilizzare un’ordine di priorità.

Facciamo un esempio: giornata tipo infrasettimanale. Bisogna andare a lavoro, fare la spesa, magari fare un’attività fisica, occuparsi della propria famiglia, cucinare almeno la cena, fare le faccende domestiche quotidiane. E chi ha tutto questo tempo?

Non è strano poi sentir dire che la vita d’oggi è frenetica e nessuno ha mai tempo.

Per ridurre la frenesia non potendo mettere “in pausa” il nostro tempo, occorre applicare l’unica alternativa: sfoltire le attività da fare. Per farlo occorre un sistema di priorità.

La matrice di Eisenhower

Su questo ci sono tecniche collaudate e molto famose, come la matrice di Eisenhower (prende il nome dal famoso Presidente deli Stati Uniti, che la utilizzò per strategie militari).

Come si usa? Si suddividono le attività da fare per priorità, collocandole in uno dei quattro quadranti indicati nella figura:


Schema Eisenhower, Come suddividere le attività per priorità in fai subito, delega o elimina.

Le attività a questo punto sono più semplici da gestire: quelle del quadrante crisi vanno risolte per prime, e solitamente si tratta di situazioni di emergenza. Quelle del secondo quadrante sono la maggioranza delle attività: da pianificare e suddividere nel tempo a disposizione. Le altre possono essere delegate o eliminate.

Appena abbiamo delle attività che ci assillano la strategia migliore è metterle per iscritto e poi affidarle alla matrice. Si può utilizzare un’agenda, un quaderno, una lavagna. In questo contesto sono molto utili i post-it in modo da collocare i vari impegni nei diversi quadranti e toglierli facilmente una volta completati.

Le vere strategie salvatempo alla fine sono semplicemente delle scelte di priorità che vanno in queste direzioni:
– delegare
– rimandare
– dire di no.

Tutto questo si ricollega al discorso della lean production, perchè la soluzione per la nostra vita quotidiana non è fare tutto ma sfoltire l’elenco!

In conclusione è più semplice di quello che appare.

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